Формирование письма, на которое ответят

Что из себя представляет деловая переписка и каковы ее правила

Деловая переписка представляет собой часть процесса ведения бизнеса. Это инструмент, с помощью которого одна компания коммуницирует с другой. Благодаря деловой переписке, менеджеры организаций общаются друг с другом, договариваются покупке/продаже товаров.


Однако, если обычный потребитель может написать другому «Привет! Как дела? Пойдем на море сегодня?», то в деловой переписке такой тон не разрешен. Хотя в современном мире в большинстве молодежных стартапов стараются отойти от делового тона общения и перейти на более простой. В крупных компания и организация бизнеса среднего класса уважительный тон, обращение на «Вы» остается незыблемым основанием для ведение деловой переписки.

Рассмотрим нюансы, которые нужно учесть при написании делового письма.

Нюансы

С этими нюансами встречается каждый менеджер при холодной деловой переписке. Перед тем, как написать холодное письмо, нужно понимать, как работает такая рассылка. Давайте посмотрим на нюансы, которые нужно править во время переписки:

• на письмо должен обратить секретарь или младший менеджер компании. Так как именно они разгребают все письма, которые приходят в организацию. Директор или основатель бизнеса получит такое письмо в том случае, если оно заинтересует менеджера.

Давайте посмотрим, как сделать так, чтобы секретарь или младший менеджер увидели это письмо:

• напишите

Основные правила деловой переписки

Эти правила действуют не только в холодной переписке, но и при общении и заключении договоров между организациями. Поэтому так важно соблюдать их.

1. Лаконичность считается основным правилом деловой переписки. Пишите прямо и по делу.
2. Ясность и точность. Перечитайте письмо. Исправьте запутанные предложения, используйте известные всем термины. Пишите о конкретном вопросе, не уклоняйтесь от темы в витиеватые описания. На скрине будет представлена две переписки. Одна ясная и точная, другая — невнятная.

3. Вежливая форма обращения. Не тыкайте в холодных письмах. Не начинать написание текста со слов: «Хей, дружбан!» И так тоже нельзя: «Здравия вам, хлопцы!»

4. Полнота текста. Приводите описания только по конкретному вопросу. Указываете соответствующую информацию, адрес и другие корпоративные данные.
5. Убеждайте и доносите информацию только после тщательной подготовки письма. Например, можете написать черновик, дать ему отлежаться, заново перечитать его и потом отправить.

Не забывайте перечитывать исходящую информацию от вас. Исправляйте недочеты.

Лайфхак № 1. Несколько шагов к письму, на которое ответят

Шаг №1. Указывайте временные рамки в письме. Сотрудники компаний никогда не будут торопиться, если для них ваша задача, обрисованная в письме будет казаться пустяковой. Поэтому ваши понимания срочности могут быть негативно восприняты. Например, можете написать «Будем ждать ответа на следующей неделе» или «До завтра». По статистике исследовательских маркетинговых отделов, если менеджеры видят слово «завтра», то они открывают такие письма в 10 раз чаще.

Шаг №2. Персонализируйте письмо. Обязательно указывайте человека, которому оно направлено. Тогда менеджеры в обязательном порядке обратят внимание на него.

Шаг №3. Указывайте пользу с первых строк. Если вы уже покупали товар то, пишите почему вам пришлось отправить это письмо. Вы хотите поблагодарить, отметить недостатки или же возвратить товар.

Внимание! Никогда не используйте юмор и не пишите шутки. Вы не знаете, какое чувство юмора у директора компании, вы не знаете ничего о его ценностях. Ваше письмо не прочтут. В худшем случае вашу компанию занесут в черный список и вы никогда не сможете сотрудничать с организацией, с которой вам хотелось бы строить совместные отношения в развитии бизнеса.

Электронные письма могут использоваться для общения не только с партнерами, но и с клиентами. Рассылки как инструмент продаж являются становятся частью email-маркетинга компании. Разобрали плюсы и минусы этого способа работы с клиентами в статье «Что такое email-маркетинг».

Как писать письма, на которые точно ответят, в социальных сетях и мессенджерах

Бывает так, что компания, с которой нужно коммуницировать не указала электронную почту. У вас есть только аккаунт социальной сети и адрес в мессенджере. При общении с помощью современных технологий тоже нужно соблюдать тактику и учтивость.


Правила, которыми нужно пользоваться при написании делового письма в социальной сети:

• без вступлений сразу рассказывайте о задаче человеку, к которому пришли. Слишком долгие отступления станут неинтересными для будущего партнера и он подумает, что вы пришли просто поболтать. А времени на болтовню с незнакомым человеком у него;
• привлекайте заголовком или интригуйте человека с первых слов сообщения. Тогда пользователь заинтересуется и прочтет текстовое послание до конца;
• не нужно писать «Привет» и ждать пока на него ответят. Вы не получите никакого ответа. лучше всего сразу написать причину, по которой вы пришли. Например, обращение в звукозаписывающую компанию певца, ди джея: «Здравствуйте! Меня зовут Дмитрий, я хотел бы записать у вас трек. Сколько это будет стоить и каковы условия?»;
• не добавляйтесь в друзья. Это считается моветоном. Да и не все люди принимают заявки от малознакомых людей. Добавиться в друзья можно только тогда, когда у человека закрыта страница и личка. Но лучше избежать этого и най ти другой способ коммуницировать с человеком. Некоторые бизнесмены создают специальные официальные аккаунты. Их ведет администратор и менеджер среднего звена. В этом случае лучше обратиться туда со своим вопросом

Остальные правила будут идентичны тем, которые уже описаны в этой статье. Уважайте собеседника и никогда не переходите на личности. Вы можете это сделать тогда, когда собеседник, к которому вы обращаетесь, разрешит вам обращаться к нему на «Ты» и допустит неформальный тон общения.


Внимание! Многие люди продолжают общаться на «Вы», если собеседник допустил неформальный тон общения. Так тоже нельзя делать. Человек может подумать, что вы игнорируете его просьбы, неуважительно относитесь к нему или не хотите сблизиться для взаимовыгодных отношений. Задает тон общения в бизнесе тот, к кому вы всегда обращаетесь. Это правило нужно запомнить.

Выстраивание общения в мессенджерах

Мессенджеры — это открытые платформы для общения. Здесь можно найти кого угодно и Начать общения общение достаточно просто. Однако для ведения бизнес-переписки в мессенджерах нужно следовать определенным правилам:

• пишите людям только в рабочее время. Многие бизнесмены, когда оказываются дома выключают рабочий телефон или ставят его на беззвучку. Поэтому ваш месседж никто не прочтет. Если вы отправите письмо ночью, а у человека не поставлен телефон на беззвучку, сообщение может разбудить бизнесмена. Это не самый лучший вариант начать деловую переписку;
• не отправляйте аудио и видеосообщения, если того не требует основная задача. Многим бизнесменам их неудобно слушать: они находятся на совещании или в офисе, где много людей, в том числе и конкурентов. Для подобного типа сообщений, если описывать задачу через текст долго и сложно, лучше всего спросить человека: готов ли он получить аудио-сообщение и заслушать его;
• лимитируйте объем сообщений. Длинные месседжи практически никто не читает и делать это сложно, так как основной посыл размывается в большом количестве слов. Для решения подобных задач лучше всего организовать аудио или видео созвон.

Не рассылайте смайлики и эмодзи. Иногда такие сообщения выглядят так, как будто вы хотите посмеяться над человеком. Если у вас есть рабочий чат и вы его используете для общения с руководителями других компаний, поставьте человека для модерации сообщений. Тогда вы точно будете знать, что никто не напишет лишнего в чат. Будет сохранена субординация и у компаний останутся о вас только хорошие впечатления.

Мессенджеры также можно использовать для общения с клиентами, а не только с коллегами и подрядчиками. BoostBiz умеет создавать ботов для любых целей. Собирайте информацию о ваших клиентах в интегрированной CRM системе, отправляйте вебинары и курсы, прогревайте лиды и доводите их до продажи. Квалификация лидов внутри BoostBiz позволит выдавать клиентам только релевантные предложения, чтобы не сливать бюджет впустую. Вы также сможете просчитать эффективность каждого бота благодаря аналитике по воронкам, которая входит в базовый функционал BoostBiz.

Конкструктор чат-ботов

Нужно больше лидов?

Встроенная квалификация, автоматизированный “догрев”, передача целевых лидов, аналитика, рассылки и широкий набор шаблонов для продаж без участия менеджеров.

Попробовать бесплатно

Ошибки, которые допускают менеджеры в написании писем потенциальным клиентам

Ученые, улучшающие маркетинговую составляющую любой компании, нашли пять ошибок, которые допускают менеджеры-новички и неопытные боссы организации в написании писем. Давайте рассмотрим их:

1. Явная реклама в холодных письмах. Управляющий компанией или отделом маркетинга рассказывает о продуктах и услугах. В письме он использует призывы к действию: «Позвоните нам, если вам заинтересовал продукт», либо высылает коммерческие предложения.
2. Отсутствие цели в письме. Менеджер просто отправляет коммерческое предложение или предлагает услуги даже не представляя себя или компанию.
3. Отсутствие персонализации. Такое бывает, когда пишут веерные письма. Человек, который получит подобную электронную почту просто отправит ее в спам.
4. Длинные послания тоже никто не читает. В такие месседжи пытаются уместить всю историю компании, расхвалить бренд. В последнюю очередь говорят о полезности продукта и плюсах. Пока менеджер доберется до этой информации, он скорее всего закроет письмо и удалит.
5. Спам в виде нескольких писем, следующих друг за другом ежедневно. Такого нельзя допускать от слова совсем. Менеджер просто внесет вашу компанию в список не благожелательных.

При деловой переписке не рекомендуется допускать множество орфографических ошибок. Высокое количество таких ошибок приведет к тому, что о вас в другой компании будут думать, как о не грамотном человеке. Хоть и пустяк, но осадок остается и может повлиять на ход дальнейшего сотрудничества в некоторых случаях.

Лайфхак № 2. Чек-лист по составлению делового письма


Обдумайте, как будете обращаться к собеседнику, выделите тему и цель письма и обозначьте их в черновике:

• форма обращения должна быть вежливой, либо нейтральной. Представьтесь, напишите ФИО, должность, компанию, которую представляете: «Уважаемая Валерия Александровна! Меня зовут Сергей Ефремов из компании: «Рогалики и бублики». Я пишу вам по поводу недавней покупки строительных материалов»;
• тема должна занимать не более 7 слов: «Вопрос, связанный с недавней покупкой строительных материалов»;
• цель письма. Здесь уже сами формируете цель, исходя из общих тенденций компании.

Затем перепроверьте имена и должности. Еще раз найдите и скопируйте название компании и адресат.

Далее напишите суть обращения, пропишите факты, детали. Менеджеры компаний в основном читают только первый абзац:

• «Примерно две недели назад, 1 октября, заказал в общей сложности 50 наименований для компании XXX на вашем сайте YYY.com. Через два дня я получил электронное письмо, подтверждающее получение оплаты и отправку товара»

товара»

Если вы можете предложить варианты решения вопроса, то опишите их краткими предложениями. Далее разделите письмо на логические части. Не забывайте про деление на абзацы.

Не пишите на сленге, не используйте научную терминологию. Если без последнего нельзя, поясните ее в скобках.

В конце письма поблагодарите собеседника, вежливо попрощайтесь. В обязательном порядке пропишите контактную информацию (адрес, номер телефона). Если есть сайт у вашей компании или страница в социальной сети, то добавьте ссылку на них.

• «Надеюсь, что вы сможете дать представление о причинах задержки и сказать, когда я могу ожидать свои товары. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону xxxx или в ответном письме для разъяснения ситуации.
  С уважением, Сергей Ефремов.
  Контактный тел: 7 926 898 89 89, страница в социальных сетях: https://vk.com/Rogaliki_i_bubliki».

Снова перечитайте текст. При отправлении дополнительных файлов с письмом, убедитесь, что они загружены.

Итоги

Теперь вы знаете, как составить и написать холодное деловое письмо. Изучите еще раз статью, перечитайте ошибки, указанные в ней. Потренируйтесь с составлением письма по обозначенному нами плану. Если вам не ответят — не отчаивайтесь, другие компании в обязательном порядке напишут вам ответные письма.