Блог › Продажи и ОП › Как выстроить KPI для отдела продаж

Как выстроить KPI для отдела продаж

30.08.2024 | Продажи и ОП

Каждый руководитель отдела хочет, чтобы его команда работала эффективно, приносила максимум прибыли, при этом не выгорала. Как понять, что все идет по плану, где можно поднажать, а где стоит распределить нагрузку? Помогут правильные KPI менеджера – ключевые показатели эффективности. Они как компас, который показывает, в каком направлении двигается компания.

РОП: кто это и что входит в его обязанности

Допустим, у отдела есть цель увеличить продажи на 30%. KPI для менеджера по продажам помогут вам отслеживать, насколько вы к ней приближаетесь и спрогнозировать, когда вы ее достигнете. Можно отслеживать количество звонков, заключенных сделок, средний чек, конверсию. Если вы видите, что цифры растут медленнее, чем планировалось, скорректируйте стратегию, например, улучшите мотивацию сотрудников или замените посыл в маркетинговых кампаниях.

В этой статье мы подробно расскажем о kpi отдела продаж, их видах и применении.

KPI (Key Performance Indicator) – ключевые показатели эффективности. Они помогают измерять, контролировать работу, определять успешность, эффективность отдельных сотрудников и компании в целом в достижении бизнес-целей. Kpi для менеджеров по продажам в отделе позволяет оценить качество работы сотрудников, состояние воронки. Но это не только способ контроля, но также мощный инструмент развития. Анализ позволяет определить сильные и слабые стороны работы отдела, сформировать стратегию повышения эффективности, увеличить доход компании.

Система kpi для менеджер должна быть гибкой и меняться для разного бизнеса и целей отдела. Чтобы отдел рос по показателям, каждый сотрудник должен понимать свои ключевые показатели эффективности. Также он должен знать, что их можно достичь за определенное время, измерить их в цифровом выражении. Другими словами, они должны быть понятны, достижимы, определены во времени, измеримы.

Что дает бизнесу внедрение KPI, как его сформировать

Консультант по стратегиям бизнеса Бернард Марр в своей работе «‎Ключевые показатели эффективности» выделяет 75 определений, которые должен знать каждый менеджер. Около трети из них подходят для оценки работы отдела. По тому, что оценивают показатели эффективности продаж, их можно разделить на несколько групп.

Финансовые

Выручка – общий доход за определенный период.
Прибыль – разница между выручкой и затратами.
Средний чек – средняя стоимость заказа клиента.
Рентабельность – отношение прибыли к выручке.

Показатели активности

Количество звонков клиентам за определенный период.
Количество встреч с потенциальными клиентами за определенный период.
Количество отправленных коммерческих предложений за определенный период.
Количество заключенных сделок за определенный период.

Показатели эффективности

Конверсия – процент клиентов, которые купили после контакта.
Средний цикл продаж – время, необходимое для заключения сделки.
Стоимость привлечения клиента – сколько денег нужно потратить на привлечение одного нового клиента.
Повторяемость – процент клиентов, которые совершают повторные покупки.
Уровень удовлетворенности клиентов товарами или услугами, а также качеством обслуживания.

Показатели качества работы

Количество жалоб от клиентов на качество товаров или услуг, а также на качество обслуживания.
Соблюдение стандартов работы с клиентами и процессов.
Знание менеджерами товаров или услуг, которые они продвигают.

Глобальные финансовые маркеры обычно становятся kpi руководителя отдела продаж, а более частные, например, количество звонков, проданных в смену товаров – показатели kpi для менеджера по продажам.

В зависимости от того, что основные показатели продаж измеряют, их можно разделить на две категории: запаздывающие и опережающие.

Запаздывающие

Отражают результаты уже совершенных действий – того, что уже произошло. Они предоставляют информацию о достигнутых результатах: объеме продаж, прибыли, расходах, количестве звонков, обслуживанием.

Опережающие

Опережающие показатели в продажах оценивают действия, которые влияют на будущие результаты – то, что может произойти. Их анализ позволяет спрогнозировать потенциал достижения успеха и вовремя предотвратить возможные проблемы. К опережающим относят запланированное количество встреч с клиентами, число назначенных звонков, прогноз трафика на сайт. Отслеживание опережающих дает возможность оперативно реагировать на изменения и корректировать стратегию.

Выбирая подходящие kpi показатели в продажах, опирайтесь на специфику бизнеса (розница, ecomm, маркетплейсы, офлайн-услуги, по телефону). Ниже представлены ключевые метрики для отдела продаж, которые помогут оценить эффективность работы команды.

Процент выполненных задач

Отражает загруженность человека и качество его работы. Если он часто 100%, значит, kpi для продавца изначально занижен. 80-90% выполнения – оптимальная загрузка, говорящая о высокой эффективности. Менее 70% выполнения сигнализируют о проблемах (недостаточная квалификация, некорректное планирование или неэффективные процессы).

Количество звонков, электронных писем

Позволяет оценить активность менеджеров, спрогнозировать количество новых потенциальных клиентов.

Количество лидов

Важный kpi в торговле, который отражает эффективность привлечения лидов, прогнозирует будущие продажи. Сопоставляя количество лидов с количеством звонков и писем, можно оценить эффективность маркетинговых усилий. Сравнивая количество лидов с количеством закрытых сделок, можно определить эффективность.

Время отклика на входящее обращение

Скорость является ключевым фактором. Быстрая реакция на обращения клиентов повышает шанс на успешную сделку, а также повышает уровень доверия к компании. Это может стать, например, kpi для менеджера маркетплейсов, которому нужно будет отвечать на вопросы клиентов на площадках в течение часа с момента обращения.

Соотношение количества лидов и закрытых сделок

Помогает оценить общую эффективность отдела, подсветить сильные и слабые стороны работника. Анализ проблемных зон позволяет направить усилия на повышение квалификации или корректировку стратегии.

Количество закрытых сделок

Ключевой показатель эффективности менеджера по продажам, влияющий на выручку. Отслеживание количества закрытых сделок позволяет определить эффективность процесса. Низкий процент закрытых сделок может сигнализировать о несоответствии продукта запросам клиентов или о недостаточной квалификации кадров.

Постановка четких целей – фундамент успеха любого отдела. А кипиай – это инструмент, который помогает отслеживать прогресс и делать работу менеджеров более эффективной.

КПИ дают менеджерам ясное понимание того, как оценивается их работа, что нужно делать для достижения целей. KPI для отдела продаж мотивируют работать лучше, достигать результатов. KPI sales также позволяют создать прозрачную, справедливую систему оплаты труда, где заработная плата зависит от его реальных достижений.

Зачем внедрять kpi в отделе продаж

Построение прогнозов – показатели отдела продаж помогают предсказывать будущее развитие бизнеса и планировать стратегию. Зная процент, на который прирастает клиентская база ежемесячно, конверсию в покупку, средний чек и частоту покупок, РОП может сделать прогноз выручки на полгода и год.
Оптимизация штата – кпи позволяют определить наиболее эффективных сотрудников, оптимизировать штат для увеличения рентабельности. Директор магазина мониторит отчеты за полгода и видит, что два сотрудника в смене выполняют такой же план продаж, как три человека – в другую. Основываясь на этом, он может отправить вторую смену на курс повышения квалификации.
Обнаружение уязвимых мест – анализируя ключевые показатели продаж, находите проблемы в бизнес-стратегии. К примеру, провалы в продажах между сезонами можно выровнять расширением ассортимента всесезонными позициями.
Упорядочение рабочих процессов – kpi в продажах стимулируют оптимизацию рабочих процессов в отделе. Когда сотрудники видят свои результаты в реальном времени и понимают, что их отслеживание доступно руководителю, они ответственнее относятся к выполнению работы.
Разработка мотивационной системы – кпи в продажах помогают создать справедливую, эффективную систему мотивации. Продуманная мотивация позволит отмечать продавцов, которые работают не только с выполнением плана продаж за счет конверсионных товаров, но также повышают лояльностью клиентов, средний чек, продажу товаров по полной цене. допродажи, удовлетворенность сервисом, процент повторных покупок.
Финансовое планирование – кпи дают возможность более точно планировать финансово-хозяйственную деятельность компании. Понимание продаж на сезон и год вперед, в том числе через разные службы доставки, позволит заказать достаточное количество упаковочных материалов и курьер-пакетов
Выявление слабых мест – помогают определить слабые места в работе отдельных специалистов, предоставляют возможность для обучения и развития.

Определите главную цель

Начните с общей миссии компании в текущий момент. Это может быть рост прибыли, увеличение числа клиентов, захват новой ниши рынка. Как правило, основная цель подкрепляется одной-двумя дополнительными задачами.

Например, основная цель – увеличить годовую выручку до 7 млн рублей. Промежуточные кпч в продажах – вырастить их на 15% каждый квартал и повысить узнаваемости бренда на 25%.

Рентабельность: путеводитель для прибыльности вашего бизнеса

Разбейте цель на конкретные показатели

Разложите глобальную цель на более мелкие, измеримые kpi для продавцов и пропишите критерии оценки. Например, если цель – увеличить продажи в сентябре, то нужно уточнить, какая сумма будет считаться успехом.

Определите действия для достижения цели

Рассчитайте, сколько лидов нужно привлечь для закрытия нужного количества сделок. Определите метрики продаж – это сколько звонков, писем, встреч нужно совершить менеджерам, чтобы получить лиды.

Например, количество необходимых лидов = 100. Средний процент конверсии лида в клиента = 30%. Итого количество нужных звонков = 300-400. Зная среднее время звонков в час или день, вы спрогнозируете сроки для sale kpi.

Проанализируйте

Определите маржу за месяц, квартал, год. Рассчитайте средний чек за эти периоды. Определите процент конверсии лидов.

Спрогнозируйте

Используя полученные данные, спрогнозируйте прибыль за каждый период. Составьте план на основе прогнозируемой прибыли. Рассчитайте, сколько нужно сделок для выполнения плана. Определите количество лидов, необходимых для достижения плана.

Определите KPI для менеджеров

Выберите кпд менеджера по продажам: количество звонков, встреч, отправленных писем, закрытых сделок, лидов. Установите приоритетные критерии в соответствии с целями компании. Разработайте индивидуальные планы для каждого члена команды.

Замотивируйте

Создайте систему материальной мотивации, включая бонусы за достижение/перевыполнение планов.

Регулярно отслеживайте и анализируйте показатели, корректируйте планы в соответствии с результатами. Инвестируйте в обучение и развитие менеджеров, чтобы они были готовы к достижению амбициозных целей.

Неверная формулировка KPI

Ключевые показатели отдела продаж должны быть напрямую связаны с целями компании, а не быть просто красивыми метриками.

Так, нет смысла устанавливать кпи только по количеству звонков, если целью является увеличение прибыли. KPI менеджера по продажам в виде звонков может быть одним из критериев, который должен быть дополнен показателем качества звонка, % заполненных анкет, оформленных заказов.

Неправильное определение показателя

Критерии должны быть четкими, измеримыми и однозначными. Например, «‎увеличить доверие клиентов» – слишком расплывчато. Лучше использовать «‎снизить количество жалоб на качество обслуживания» на 50% в течение полугода.

Неправильный расчет kpi для менеджеров по продажам

Невозможно оценить эффективность показателей, не имея точки отсчета. Так, невозможно говорить о росте или падении, если нет данных за предыдущий период.

Игнорирование внутренних и внешних факторов

КПИ должны учитывать конкурентную среду, сезонность, другие влияющие факторы. Если на рынке происходит кризис, то рост на 5% может быть успехом, но если рынок в стабильном состоянии, этот результат может говорить о проблемах.

Излишняя фокусировка на материальных бонусах. Материальная мотивация важна, но не должна быть единственным стимулом. Если основной мотиватор – деньги, сотрудники могут забыть о качественном обслуживании клиентов.

Отсутствие обратной связи

Менеджеры должны получать регулярную обратную связь о своей работе. Если они не знают, что делают неправильно, то не смогут улучшить свою работу.

Внедрение системы показателей эффективности требует комплексного подхода, внимательности к деталям. Не спешите с реализацией, тщательно анализируйте, корректируйте процесс внедрения. Это позволит вам создать систему, которая повысит эффективность отдела.

Как мотивировать сотрудников для эффективной работы бизнеса?

Следить за показателями удобно в одном месте, для этих целей создают дашборды и настраивают отчеты в 1С. Если вы хотите минимизировать рутину, отжав из нее самую суть, то вам нужен BoostBiz. Это простой и мощный инструмент для автоматизации бизнеса, который предоставляет удобные возможности отслеживать ключевые метрики отдела продаж. Интегрируйте готовый отдел с CRM, собственными системами тестирования, градации сотрудников и вознаграждений. Вы сможете легко отслеживать прогресс отдела, выявлять тренды, определять проблемные зоны.

Настройте уведомления о достижении или недостижении плановых показателей. Вы будете в курсе всех важных событий, сможете оперативно реагировать на изменения. BoostBiz позволит отслеживать эффективность каждого менеджера. Вы сможете оценить сильные и слабые стороны команд, направлять их развитие.

Что такое kpi в продажах простыми словами? Это основные показатели эффективности работы. Они помогают определить направление движения, измерить успех бизнеса. Метрики отдела продаж позволяют понять, что действительно важно для достижения целей компании и мотивировать команду на достижение лучших результатов.

Правильно поставленный kpi для коммерческого отдела – большой шаг к успеху. Он помогает определить и измерить эффективность каждого этапа, выявлять проблемные зоны, направлять усилия на их решение.

Ключевые показатели эффективности отдела продаж должны быть реалистичными, измеримыми, достижимыми, связанными с целями бизнеса. Внедрение кпи не одноразовая акция, а постоянный процесс, который требует внимания и участия всех членов команды.