Зачем нужна
система в бизнесе

Основные цели бизнес-системы

Цели могут быть различными в зависимости от конкретной организации, но в основном они связаны с достижением успеха и устойчивого развития компании. Вот список целей, которые свойственны подавляющему большинству:

1. Рост прибыли. Одной из основных целей любого предприятия является увеличение прибыли. Разработка, реализация стратегии, увеличение объема продаж, снижение затрат, повышение эффективности производства. Экономика предприятия строится на увеличения доходов и прибыли.
2. Удовлетворение потребностей клиентов. Бизнес-система стремится закрывать потребности, ожидания клиентов, предлагая соответствующий товар или услуги. Это может быть достигнуто путем постоянного анализа потребностей рынка, адаптации к изменениям вкусов, предпочтений клиентов, а также обеспечения высокого уровня обслуживания.
3. Развитие и инновации. В предпринимательстве здорово быть инновационным, готовым к изменениям. Регулярно должны исследовать и внедрять технологии, подходы, методы, чтобы оставаться конкурентоспособными, успешными на рынке.
4. Эффективное управление. Управление бизнес процессами, ресурсами, персоналом компании. Цель — оптимизация работы, повышение производительности, снижение издержек, а также эффективная финансовая организация бизнеса.
5. Устойчивое развитие, социальная ответственность. Компании все больше ставят перед собой цель устойчивого развития, то есть развития, которое учитывает экономические, социальные, экологические аспекты. Стремление к достижению экономического успеха, сохранению окружающей среды, улучшению социального благосостояния.

Это примеры общих целей. Организация может иметь свои цели, зависящие от отрасли, вида деятельности предприятия, его масштабов, стратегии развития.

Зачем внедрять систему в бизнес?

Система в бизнесе — неотъемлемая часть его функционирования, играет важную роль в достижении успеха. Ниже несколько причин, почему же она необходима. Если у вас ее еще нет, то это аргументы для ее внедрения.

1. Улучшение организации.
   Система позволяет установить понятную структуру работы, определить роли и ответственности сотрудников. Благодаря этому процессы становятся более эффективными, упорядоченными.
   
   Она помогает предотвратить хаос, случайные ошибки, обеспечивая стандартизацию процессов, руководство по исполнению задач. Это особенно важно в компаниях с большим числом сотрудников, где требуется согласованность в действиях отдельных сотрудников или целых отделов.
2. Автоматизация рутинных задач.
   Система позволяет автоматизировать множество повторяющихся операций, сократить время и ресурсы, затрачиваемые на их выполнение. Например, автоматизация финансовых операций ускоряет обработку платежей и генерации отчетов, а автоматизация операций на производстве увеличивает точность процесса.
   
   Сотрудники могут более эффективно распределять время, уделять больше внимания стратегическим задачам.
3. Управление информацией.
   Система позволяет собирать, хранить и обрабатывать большое количество информации. Это помогает собственнику компании, руководителям отделов, менеджерам принимать обоснованные решения, основанные на доступных данных.
   
   Система в бизнесе также важна для безопасности и защиты данных компании. Она позволяет установить механизмы контроля доступа к информации, шифрования данных, резервного копирования, чтобы защитить компанию от потенциальных угроз и потери данных. Также она помогает в обнаружении, предотвращении мошенничества или нарушении безопасности.
4. Улучшение коммуникации и взаимодействия.
   Система стимулирует эффективное взаимодействие внутри компании, обеспечивая легкость обмена информацией между сотрудниками и отделами. Благодаря этому улучшается коллективная работа, сокращается количество ошибок, связанных с недостаточной коммуникацией.
5. Анализ и мониторинг.
   Система позволяет анализировать, мониторить различные аспекты деятельности: продажи, финансы, запасы и т. д. Это позволяет быстро выявлять проблемы, слабые места, а также принимать меры для их исправления.
6. Контроль, оценка результатов работы.
   Благодаря системе создаются механизмы для отслеживания и измерения производительности, а также устанавливаются критерии успеха. Это помогает определить эффективность операций, выявить сильные и слабые стороны, а также принять необходимые корректирующие меры.
7. Конкурентное развитие.
   Система в бизнесе также способствует развитию культуры инноваций. Она может стимулировать поиск новых идей, улучшение процессов и постоянное совершенствование. Регулярный мониторинг позволяет искать возможности для инноваций, внедрять новые инструменты для достижения конкурентного преимущества.

Как систематизировать бизнес

Систематизация бизнеса длительный, трудоемкий процесс, требующий участия всех сотрудников компании. На этапе внедрения вам придется потратить достаточное количество дополнительного времени, сил. Но если вы это сделаете, ваши труды во много раз окупятся!

Какие же шаги необходимо выполнить?

Шаг 1. Анализ текущего состояния

Прежде чем приступить к систематизации, важно изучить существующие бизнес-процессы, оценить их эффективность, выявить проблемы. Определите основной функционал в компании: выпишите все функции, которые выполняются прямо сейчас, от самого начала до получения результата.

Шаг 2. Разработка. Определение продукта

Определите, какие конкретные результаты вы хотели бы достичь с помощью систематизации. Это могут быть такие цели, как повышение эффективности работы, улучшение качества продукции или услуг, оптимизация расходов, сокращение времени на задачи т.д.

Важно, чтобы каждый сотрудник не просто выполнял свою работу, но и видел связь между этапами. Важно не формальное исполнение задачи, а предоставление ожидаемого результата — ценного конечного продукта (ЦКП), который будет использован далее другими сотрудниками.

Выпишите рядом с каждой функцией из первого шага конкретные конечные продукты. Это поможет установить основные показатели для оценки эффективности работы в последующих этапах.

Шаг 3. Внедрение. Назначение ответственных исполнителей

Обучайте сотрудников новым правилам, процессам, обеспечьте им доступ к необходимой информации, инструментам. Это поможет им лучше разобраться в новых процедурах, а также эффективно работать в рамках выбранной модели управления. Кроме этого обязательно назначьте ответственных на каждом этапе работы.

Если нет ответственных — можно считать, что эта работа не выполняется. За каждой функцией должен быть закреплен ответственный сотрудник, который будет отвечать за достижение результатов. Каждый сотрудник компании должен понимать, что именно ему необходимо делать, какие результаты достигать.

Занесите имя ответственного рядом с каждой функцией из первого шага.

Шаг 4. Установка метрик
Для ясности того, насколько эффективно работает каждый сотрудник, установите ключевые показатели производительности. Значения обязательно должны быть четкие, измеримые, имеющие числовое значение.

Например, количество заявок, количество собеседований, CTR, количество проданного товара и тд.

Шаг 5. Регулярность контроля, оптимизация

Необходимо на регулярной основе внедрить централизованную, стандартизированную отчетность, чтобы оперативно контролировать прогресс (здесь можно пользоваться гугл-таблицами, CRM и другими дополнительными сервисами). Оценивайте результаты, вносите корректировки для оптимизации. А также не забывает учитывать обратную связь от сотрудников, клиентов, чтобы улучшать работу, достигать лучших показателей.

Готовый отдел продаж и маркетинга BoostBiz Это готовый инструмент, который позволит в кратчайшие сроки построить отделы с нуля или систему для эффективных продаж.

Готовые шаблоны для вашей ниши и простые инструменты, которые не требуют длительной интеграции:

• Конструктор воронок
• CRM
• База клиентов
• Воронки касаний
• Готовая организационная структура
• Готовые бизнес-процессы
• Рабочий стол и дашборды с онлайн-метриками

Выводы

Система в бизнесе — важный элемент, который позволяет организовать, оптимизировать, а также управлять различными аспектами деятельности компании. Она способствует улучшению производительности, снижению рисков, повышению качества работы, созданию благоприятной структурированной рабочей среды.

Без системы бизнес лишается возможности достичь оптимальных результатов и успешно конкурировать на рынке.

Важно помнить, что систематизация бизнеса — это постоянный процесс, который требует систематического подхода, участия всех сотрудников компании. Чем лучше организованы, структурированы процессы, тем эффективнее будет работать все предприятие.