Как вести список дел

Какие списки дел бывают

В список дел можно вносить что угодно: от необходимости сходить в магазин до задачи выучить английский. Списки бывают разных типов в зависимости от критериев оценки.

По виду составления:

• простые списки с перечислением,
• списки с приоритетами по важности,
• списки с категориями (например, «офис», «фриланс», «личная жизнь», «покупка», «взять в отпуск» и т.д.),
• списки в календарь для дел с датами,
• списки с таймингом (с указанием длительности на задачу «15 минут», «час» и т.д.),
• списки по методам (Матрица Эйзенхауэра, метод помидора Pomodoro и др.)

По способу ведения:

• бумажный (ежедневники, стикеры, тетради),
• электронный (приложение, компьютер),
• календарный (Outlook, Google Calendar, Mail.ru),
• табличный (Google Sheets, Microsoft Excel).

По целям:

• рабочие дела (сдать отчет, найти подрядчика, загрузить поставку),
• домашние дела (постирать, убрать, налепить пельменей в заморозку),
• саморазвитие (найти курсы рисования, записаться на йогу, сделать три упражнения на грамматику по английскому),
• личная жизнь (час в день на просмотр анкет на сайте знакомств, свидание раз в неделю, встреча с подругой в баре с быстрыми свиданиями),
• здоровье (записаться на чек-ап, сдать общую кровь, выбрать БАДы для суставов, сделать три маски для лица за неделю),
• покупки (картошка, хлеб, корм для кота, стиральные капсулы),
• книги («Атлант расправил плечи» Айн Рэнд, «Дом, в котором…» Мариам Петросян).

По количеству участников:

• персональные (видите только вы),
• коллективные (видят коллеги и руководители, используются как таскер для командной работы и отслеживания проектов).

Какой список дел выбрать, решать вам. Комбинируйте их, выбирайте наиболее важные или ведите несколько списков одновременно.

Зачем вести списки

Списки дел помогают упорядочить мысли, разгрузить память и обрести контроль над своим временем. Они помогают отслеживать прогресс, избавляться от чувства неопределенности и тревоги, связанных с незавершенными делами. Они мотивируют и стимулируют к действию, давая чувство удовлетворения от выполнения поставленных задач.

Используйте списки не только, чтобы планировать дела на каждый день, но и для вдохновения. Отдельный список заменит доску желаний, которую иногда визуализируют с помощью картинок. Попробуйте оба вариант, возможно, именно текстовый вам подойдет больше. Wish-list можно составить на год, пять лет, десят: при таком долгосрочном планировании он становится картой вашей жизни. Это не значит, что вы будете идти по нему без отступлений, но вы сможете отслеживать свой глобальный прогресс. Например, в списке на год могут быть пункты «научиться кататься на лошади», «начать играть в теннис», «пройти курсы ландшафтного дизайнера», «поставить брекеты». В списке на пять лет – пункты «выйти замуж», «родить ребенка», «поменять машину», «построить загородный дом».

Списки дел не просто инструмент личного или командного тайм-менеджмента, это хороший шаг к более продуктивной, осознанной и менее стрессовой жизни.

Список дел: как вести правильно

Как составлять план на день? С чего начать, какой формат выбрать, достаточно ли расписать день или лучше сразу планировать неделю? Собрали лайфхаки, которые помогут внедрить список задач в вашу жизнь в качестве эффективного инструмента тайм-менеджмента.

Ведите список в одном месте

Стикеры с монитора могут отклеиться, листочки из ежедневника выпасть, телефон – потеряться. Кроме того, задачи, записанные в разных местах, не дают вам представления об общем объеме дел на день. Старайтесь вести дела в одном месте, например, ежедневнике или приложении с удаленным доступом.

В качестве рабочего списка дел можете использовать календарь, хоть он и имеет ограниченный функционал.

Используйте приложения

Минус бумажных ежедневников в том, что их не всегда удобно иметь под рукой. Приступить к списку задач в дороге или где-то, где под рукой нет ручки – невозможно. Списки дел в приложениях в смартфоне выигрывают: телефон всегда под рукой, для ведения ничего не нужно, наглядно виден прогресс и удобно вести статистику по закрытым задачам.

Приложения-таскеры могут быть бесплатными, платными, гибридными. Первые имеют ограниченный базовый функционал, но для простых списков дел его вполне достаточно. Платные возможности приложений могут дополнительно мотивировать вас на выполнение дел. Это могут быть цветные стикеры для разных типов задач, напоминалки-пуши, персональные челленджи, игровые механики и прочее.

Планируйте заранее

Составляйте список дел на день заранее, за неделю или накануне. Это даст возможность оценить объем дела на день, не перегружать его, но и не терять времени. Не дописывайте дела в течение дня в текущий список, лучше выделите для этого черновик дел или сразу распределяйте их на будущие даты.

Если не понимаете, сколько дел реально сделать в день, проставьте напротив каждого примерное время выполнения. Будьте реалистичны: если время выполнения суммируйте больше, чем в 8 рабочих часов, перераспределите пункты на другие дни или разбейте их на подзадачи.

Меньше – лучше

Оставляйте реальное количество дел в списке на день. Если вы постоянно будете видеть в списках невыполненные пункты, то ежедневно будете бороться с ощущением незавершенности. Это демотивирует, подрывает уверенность в себе. Знаменитый психолог Курт Левин однажды во время обеда со студентами в кафе обратил внимание на официанта, который прекрасно помнил заказы, по которым счет еще не оплачен, но никак не мог вспомнить уже оплаченные. Эта ситуация дала начало исследованиям его ученицы Блюмы Зейгарник, которая доказала: мы склонны лучше запоминать незавершенные действия, чем уже завершенные. Открытие получило название «эффект Зейгарник».

Вычеркивайте сделанные пункты, а если ведете список онлайн, то оставляйте выполненные дела видимыми. Это поддерживает ощущение удовлетворенности от закрытых дел и наглядно показывает, какой вы молодец.

Разделяйте работу и личную жизнь

Ведите разные списки по рабочим и личным делам либо разделяйте их в рамках одного списка. Это позволит соблюдать work-life balance, уделяя достаточное время каждой из сфер жизни.

Если хотите объединить дела в один список, делите его на сферы с помощью цветовых фонов или маркеров. Деление на блоки визуально покажет объем дел по личной и рабочей части, вам будет легко видеть распределение и избегать перекосов.

Расставляйте приоритеты

Вы можете писать списки с делами по порядку, от самого важного к менее значимому. Другой способ расставить приоритеты – статусы или стикеры важности, например, красные для горячих задач, желтые для средних, зеленые для наименее значимых.

Приоритеты помогут не упускать главного, а если не успеваете все, то жертвовать наименее важными делами.

Читайте в блоге: Автоматизация бизнес-процессов

Ограничивайте переносы

Дела, которые вы переносите изо дня в день, ухудшают вашу продуктивность. Назначьт срок, до которого вы должны закрыть это дело. Если не получилось, варианта два: разбейте пункт на несколько более мелких либо вообще вычеркните из списка.

Платите себе

Каждое дело «с галочкой» приносит удовольствие само по себе. Мозгу еще больше понравится закрывать задачи, если помимо удовольствия от завершенного дела он будет получать награды. Положительная поддержка работает как мотивация и вырабатывает рефлекс. Вы буквально «дрессируете» свой мозг на выполнение дел.

Можете даже придумать для себя ранжирование, например, за топ-задачи заказывайте себе товар из вашей корзины на маркетплейсе, за задачи второго уровня – открывайте соцсети на 15 минут, за мелкие задачи выпивайте кофе с любимым десертом.

Используйте вспомогательные методы

Вспомогательные техники помогут обмануть лень и улучшить работу вашего мозга. Одни из самых простых и популярных методов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра и метод Помодоро.

Матрица Эйзенхауэра помогает распределить задачи по срочности и важности.

Разделите лист бумаги или таблицу на экране на четыре квадрата. Вертикально нарисуйте ось важности, горизонтально – ось срочности. Оцените каждую задачу из списка и запишите ее в нужный квадрат по часовой стрелке.

Квадрат №1: срочно и важно. Эти задачи нужно сделать немедленно (срочный отчет, оплата кредита, встреча с клиентом).

Квадрат № 2: не срочно и важно. Эти задачи можно спланировать и сделать в ближайшее время (подготовить презентацию к выступлению через неделю, сдать документы на продление визы).

Квадрат №3: не важно и не срочно. Эти задачи можно отложить или делегировать (купить новый чемодан к отпуску через полгода, почистить рабочий стол, посмотреть сериал).

Квадрат №4: не важно и срочно. Эти мелкие задачи, которые важно сделать в моменте (ответить на письмо, сдать деньги на день подарок коллеге).

Таблица помогает понять, что важно прямо сейчас, а что может подождать. Меньше стресса – больше эффективности.

Техника Помодоро

Техника Pomodoro – метод тайм-менеджмента, который использует короткие сегменты работы, разделенные еще более короткими перерывами. Такой подход помогает концентрировать внимание, не отвлекаться, быстро и эффективно работать. Название техника получила в честь кухонного таймера в виде помидора, которую использовал для учебы автор методики, итальянский студент Франческо Чирилло.

Выберите задачу, которую хотите выполнить. Установите таймер на 25 минут, далее еще на 5 минут. Со старта таймера работайте без перерывов, пока не прозвенит звонок. Далее отдохните до следующего звонка таймера. Итого у вас будет подход: 25 минут работы + 5 минут отдыха. Повторите такие подходы 3-4 раза, чтобы закрыть большую задачу, 2-3 раза – чтобы закрыть мелкую. После завершения дела дайте себе полноценный отдых в течение получаса. Четкое ограничение времени работы уменьшает ощущение перегрузки и снижает стресс.

Приложения для ведения задач

Приложения для списков дел кто-то находит по рекомендации, кто-то – методом перебора. Выбрали несколько наиболее популярных и универсальных, с которых вы можете начать.

Microsoft To Do. Интегрированный с Microsoft Office менеджер дел, позволяющий создавать списки, назначать задачи, использовать напоминания и синхронизировать данные между устройствами.

Google Tasks. Бесплатное приложение, интегрированное с другими сервисами Google. Подходит для простых списков и быстрого планирования.

Todoist. Популярное приложение с множеством функций, включая график дел, напоминания, приоритезацию, синхронизацию между устройствами и интеграцию с другими приложениями.

Trello. Инструмент для визуального планирования проектов с помощью карточек. Подходит для работы с различными типами задач, от индивидуальных до командных.

Notion. Многофункциональная платформа для заметок, дневника дел, управления проектами, базы данных и многого другого. Предлагает большой набор инструментов для эффективной организации.

Asana. Мощное приложение для командной работы, позволяющее создавать проекты, назначать задачи, отслеживать прогресс и общаться с коллегами.

BoostBiz. Мультифункциональное приложение, которое позволит работать со списком дел в команде. Упорядочьте бизнес-процессы, выстроив четкую организационную структуру. Определяйте роли, назначайте задачи, следите за их выполнением в реальном времени, собирайте обратную связь и создавайте чаты с коллективом для обсуждения проектов.

Бизнесс-процессы

Автоматизируйте все процессы компании и избавьтесь от микроменеджмента

• Четкие этапы и ЦКП
• Контроль сроков исполнения
• Автоматический запуск бизнес-процессов по заданым интервалам
• Тематический чат с участниками процесса

Попробовать бесплатно

Почему ваш список дел не работает

Списки дел не панацея от прокрастинации, а только инструмент. Как и в любом деле, кроме самого инструмента важны техника его применения, правильные настройки и подходящая модель. Определитесь, какие списки вы хотите вести (личные или рабочие), попробуйте несколько приложений с разными функциями, выберите подходящие для себя. И не забывайте двигаться по списку, а не просто вести его как дневник. Выделили еще несколько причин, по которым список дел может плохо работать.

Неумение вести список. Иногда такого навыка может вообще не быть, это нормально. Вы не планировали, не пытались оценить объем работ. Начните вырабатывать навык с более простого способа: записывайте не то, что планируете делать, а то, что уже сделали. Списки дел за прошлый день за пару недель помогут оценить, сколько вы действительно успеваете за день и в какой последовательности. После на основе этих done-list начните составлять to-do-list.

Нерегулярность. Записываете задачи в начале недели и заглядываете в список только в пятницу? Такой подход не сработает. Выделяйте 10 минут в конце рабочего дня на составление рабочего списка на завтра и 10 минут перед сном на планирование повседневных дел. Утром у вас будет понятный план дел на день, который поможет не прокрастинировать и не тонуть в рутине.

Слишком крупные задачи. Задачи, которые нельзя закрыть за день, придется переносить из раза в раз. Они будут висеть на вас тяжелым грузом, постоянно крутиться в голове и отнимать энергию. Разбивайте их на последовательные подзадачи, чтобы закрывать каждую в течение дня. Так, вместо 5 переносов невыполненной задачи у вас будет 5 закрытых мелких подзадач и как итог – выполненное дело.

Например, вам нужно сдать полугодовой отчет. Пункт в списке «сдать отчет» заставит вас откладывать его до последнего момента и аврально работать ночью. Вместо этого добавьте в список дел на будни пункты «запросить данные за 12 месяцев по отделам», «свести данные в сводный файл», «просчитать первый квартал», «просчитать второй квартал» и т.д. Вы будете приближаться к закрытию глобальной задачи, попутно получая удовлетворение от проставленных галочек в ежедневных списках.

Читайте в блоге: Управление бизнес-процессами

Бесконтрольное добавление задач. Утром вы открыли список и настроились на день, но после совещания появилось еще три дела. Потом вы внесли в список еще три пункта, а после обеда еще пять. В итоге вместо десяти первоначальных задач в вашем списке оказалось больше двадцати. Выполнить их нереально, и вы завершаете день с ощущением собственной никчемности.

Добавляйте новые задачи в план на завтра, чтобы не нарушать текущий список. Дела от сегодня подождут, тогда как дела в вашем списке ждут уже от вчера. Соблюдайте очередность.

Читайте в блоге: Зачем нужна система в бизнесе

Форс-мажоры. Не все зависит от вас, и в течение дня действительно могут появляться горящие задачи. Переключаясь на них, вы жертвуете своим планом. Это нормально. Если форс-мажоры появляются чаще раза в неделю, сбивая ваш график, подумайте о тайм-менеджменте. Возможно, вам следует упорядочить не только свою работу, но и своих коллег и отдела в целом.

Читайте в блоге: Как мотивировать сотрудников для эффективной работы бизнеса?

Заключение

В потоке повседневной рутины мы забываем о важных делах, пропускаем дедлайны и теряем драгоценное время на беспокойство и суету. Как расписать свой день, чтобы все успеть? Списки дел не просто модный тренд, а действенный инструмент, который поможет вам управлять своим временем, повысить продуктивность и снизить уровень стресса. От простых заметок до сложных систем планирования, вы можете найти свой собственный стиль и использовать список дел как путеводитель к успеху в любой сфере жизни.

Главное не идеальный список выполненных дел, а его регулярное использование. Найдите свое приложение, уделяйте ему 10-20 минут каждый день, отмечайте незавершенные дела и хвалите себя за закрытые задачи. Дайте себе неделю и увидите, как списки дел изменят вашу работу и жизнь к лучшему.