Что такое OKR и как его сформировать

С этой цитаты известного американского бейсболиста начинается книга Джона Дорра, основоположника системы OKR. Книга «Измеряйте самое важное» рассказывает об опыте работы Дорра с такими гигантами, как Google и Intel, которые поверили его методу и выстраивают на его основе работу целых подразделений.

OKR – это аббревиатура английского Objectives Key Results, в переводе – цели и ключевые результаты. Это методика постановки целей и их достижения внутри компании. Промежуточные цифры, люди и методы работы могут меняться в зависимости от внешних факторов. Но цель, к которой движется бизнес, всегда неизменна. OKR позволяет не терять фокус на конечной цели и помогает ее достигать.

Можно сравнить OKR с конечным пунктом назначения. Стиль вождения, виды транспорта и остановки в пути могут меняться в зависимости от погоды, равнинной или скалистой местности, потребностей водителя в отдыхе и частоты, с которой надо заправлять транспорт. Но конечная цель поездки всегда остается неизменной: вы придете к ней рано или поздно, даже если будете передвигаться пешком. Главное – двигаться по маршруту и помнить о конечной точке.

Что такое okr для компании? Это то, что позволяет ей быть целеустремленной, оставаясь гибкой – невероятное преимущество в постоянно меняющемся мире.

Что такое OKR и как он работает

OKR как метод разделен на две части: цели (objective) и ключевые результаты (key results). Цель – то, чего хочет достичь компания. Ключевые результаты – задачи, которые компания решает на пути к цели. Обращаясь к метафоре о путешествии, цель – точка назначения, ключевые результаты – остановки в пути, которые помогают оценить, сколько дороги пройдено и сколько еще осталось.

Цели в OKR должны быть:

• амбициозными,
• понятными,
• выполнимыми,
• вдохновляющими.

Достать Луну с неба – недостижимая цель. Основать колонию на Луне — достижимая.

Ключевые результаты в OKR должны быть:

• конкретными,
• привязанными к срокам,
• выполнимыми,
• измеримыми.

Построить гостиницу для постоянного проживания туристов на Луне – невыполнимый ключевой результат. Разработать программу для полета первого туриста на Луну через пять лет – потенциально выполнимый и привязанный к срокам ключевой результат.

Понятие «‎ключевые результаты» в рамках метода – это задачи, которые нужно решить для достижения цели. Цель может быть одна или несколько (но не больше трех, чтобы не терять фокус). Формулировка цели должна умещаться на одну строку. Ключевых результатов должно быть по 3-5 на каждую цель для одного сотрудника. Если цель масштабная и над ней работает несколько человек из разных отделов, то общее количество задач увеличится. Например, над целью «Напоить весь бизнес-центр идеальным кофе‎» работают владелец бизнеса, бариста и SMM-специалист. Каждый из них зафиксировал для себя по 4 задачи (ключевых результата), в итоге достижение цели сложится из решения 12 задач.

Метод целеполагания OKR подходит для любых команд: продуктовых, менеджерских, сервисных. Благодаря своей гибкости он не привязан к конкретным метрикам.

Система OKR полезна как для крупного, так и для среднего и малого бизнеса. Первому она позволяет стремиться к величию без оглядки на уже достигнутое, не расслабляться и не терять фокус. Среднему и малому бизнесу OKR дает возможности нацелиться на великую, но достижимую цель, не сбиться с пути на старте и не погрязнуть в рутине.

Цели OKR могут казаться невыполнимыми. Сотрудники прокрастинируют: «Не хочу начинать, это трудно, непонятно и неизвестно, когда закончится». Разбивка на задачи помогает мозгу преодолеть сопротивление перед большим и страшным. Представим, что владелец бренда трикотажной одежды устал от рутины и нехватки времени. Он поставил цель «‎Перестроить все бизнес-процессы в компании с нуля». Сотрудники в ужасе. На общей встрече владелец вместе с командой разбивает цель на понятные задачи и делегирует их HR-специалисту и секретарю.

4 KR для HR:

• написать должностные инструкции для всех сотрудников штата;
• сделать чат-бота для первичного общения с кандидатами;
• собрать базу знаний по всем процессам в компании с разбивкой по направлениям (как работать в 1С, где заказывать моделей на съемку, с какими фотостудиями заключены договоры и как забронировать время на съемку, в какие даты приходят поставки с фабрики и т.п.)
• сделать чат-бота для комфортного онбординга новых сотрудников (кто есть кто в компании, ссылки на заявления и должностные обязанности, телефоны и email-адреса всех сотрудников, ссылки на инструкцию из базы знаний по запросу сотрудника и т.п.)

3 KR для секретаря:

• сделать шаблоны стандартных документов (заявлений на отпуск, отгул, материальную помощь, командировку, служебных записок и т.п.);
• создать общую папку на диске для хранения всех документов, на которую будет ссылаться чат-бот;
• завести общий таскер с расписанием для всех сотрудников, включая руководителя, вести в нем задачи и расписание вместо Outlook, Google-таблиц, трелло и бумажных ежедневников.

Выполнение таких задач уже не пугает. Они масштабные, но достижимые и понятные. При выполнении всех семи задач цель упрощения процессов будет достигнута.

Преимущества OKR перед другими методами

Методик целеполагания существует несколько. Чем отличается OKR от системы KPI или каких-то других? И те и другие ведут к цели и измеряют эффективность. У методики OKR есть пять основных преимуществ, которые автор методики Джон Дорр назвал ее «‎сверхсилами».

• фокус,
• согласованность,
• приверженность,
• отслеживание,
• расширение.

Первое преимущество OKR – фокус. Целей по методике не должно быть больше трех, в идеале – вообще одна. Твердо поддерживая несколько основных OKR, руководители дают своим командам компас и основу для оценки. Фокус также позволяет рядовым сотрудникам компании видеть смысл своей работы и ощущать причастность.

Владелец кофейни в крупном бизнес-центре на каждом созвоне просит просит бариста готовить кофе быстрее и улыбаться клиентам. Бариста устает от ранних смен, нервных офисных работников и думает, что его работа бессмысленна, кофе везде одинаковый, а боссу нужны только деньги. OKR может помочь владельцу кофейни определить цель: «‎Напоить кофе всех сотрудников бизнес-центра» или «‎Стать лучшей кофейней бизнес-центра». Ключевыми результатами для такой цели могут стать: «‎готовить на 10 чашек кофе в день больше через месяц и на 30 чашек больше через год», «‎купить новый кофейный аппарата для увеличения скорости приготовления», «‎добавить 10 новых позиций в меню в течение месяца для привлечения новых посетителей», «‎выдавать с кофе печенья с предсказаниями и скидку для друга на первую чашку кофе». Каждый из этих ключевых результатов конкретен, привязан к срокам, достижим и измерим. Вместе они приведут или максимально приблизят кофейню к ее цели стать лучшей в бизнес-центре.

Второе преимущество OKR – согласованность. Метод позволяет всем разделам компании двигаться к одной цели параллельно и согласованно. Часто, особенно в крупных компаниях, каждый отдел имеет свои метрики эффективности. Достигая их в отрыве от команды коллег, они не ускоряют общий процесс, не приближают компанию к цели.

Пример OKR для кофейни: бариста осваивает новую кофемашину и выполняет план по скорости варки кофе, но зерна внезапно заканчиваются. Отдел закупок ставил своей целью искать качественное сырье по максимально низкой цене и снизить расходы на логистику. Закупщики нашли отличного поставщика зерна, но заказали его с более долгой, зато дешевой доставкой. Они знали, что зерна нужно больше, но не знали об успехах бариста и новой дате поставки. Из-за рассинхрона действий команда не приблизилась к цели, хотя могла бы. Избежать этого провала позволили бы регулярные созвоны владельца бизнеса с отделами, на которых они осуждали бы ключевые результаты со сроками для каждого отдела.

Третье преимущество OKR – обязательства. Это обещания разных отделов компании другу другу и руководителю, в которых они обязуются выполнить в установленные сроки то, что нужно другому отделу для достижения цели.

Бариста на созвоне обещает варить на 10 чашек кофе больше каждый день в течение месяца. Закупщик гарантирует, что поставит увеличенную партию зерна, чтобы бариста было, из чего варить дополнительные 10 чашек в день. Логист перестраивает маршрут поставки, чтобы доставить увеличенную партию зерна на неделю раньше запланированного по договору. Пока вся команда выполняет данные обещания – цель становится все ближе.

Четвертое преимущество OKR – отслеживание. Ключевые результаты нужно постоянно отслеживать с помощью показателей, установленных при их написании. И хотя OKR не требуют ежедневного отслеживания, регулярные проверки нужны для выявления сбоев и своевременно корректировке работы команды.

Если поставки зерна в нашу кофейню шли через СДЭК, у которого случился глобальный сбой с задержкой на неделю, то закупщики и бариста должны узнать об этом сразу, а не после того, как кончится зерно.

Пятое преимущество OKR – растяжимость. Иногда цели OKR могут казаться малореальными, но именно такая степень амбициозности позволяет компаниям достигать большего. чем они предполагали. «‎Цельтесь в луну. Даже если вы промахнетесь, то окажетесь среди звезд» (Норман Винсент Пил).

Как ставить и отслеживать OKR цели

Правильная постановка цели определяет, насколько рабочей будет методика. Цель не должна быть неосуществимой мечтой, а шаги на пути к ней – необоснованными требованиями босса, которым будет сопротивляться весь коллектив.

1. Ответьте себе на вопрос, что для вашей компании самое важное в ближайшие три месяца, полгода и год. Это станет вашей целью.
2. Определите 3-4 действия, которые позволят приблизиться к ответу на ваш вопрос. Эти действия могут оказаться не теми, что вы собирались делать прямо сейчас, но именно они быстрее всего приведут к поставленной цели. В небольших командах определять цель и шаги для ее достижения может руководитель. В среднем и крупном бизнесе, в котором задействовано несколько отделов со своими KPI, шаги для достижения цели могут определять руководители этих отделов. Такой процесс «спускания» задачи Джон Дорр называет «каскадированием». Каскадное распределение задач в компании объединяет все команды и отдельных сотрудников на пути к общей цели.
3. Определите критерии, по которым вы оцените достижения из второго пункта.
4. Обозначьте частоту встреч с командой, например, раз в неделю. Не отступайте от плана, чтобы действия команды были синхронными и понятными.
5. Оцените, насколько вы близки к цели, когда все действия по ее достижению будут выполнены. Цель не обязательно будет достигнута на 100%, особенно если она была очень амбициозной.

После такого цикла для каждой из целей проводите работу над ошибками:

• была ли цель понятна всей команде,
• справлялась ли команда с действиями по достижению цели или работала на износ,
• укладывалась ли команда в сроки,
• привело ли выполнение всех действий к достижению цели: если действия выполнены, а цель не достигнута, вы ошиблись в определении второй части OKR (ключевых результатов),
• улучшите постановку и выполнение следующей цели.

Компании, которые привыкли мыслить цифрами, а не глобальными целями, могут споткнуться уже на первом шаге – определения цели. Снять этот блок и начать мечтать помогут вспомогательные шаги:

1. Выпишите ценности вашей компании. Чего вы и сооснователи хотели, когда создавали бизнес, о чем мечтали на старте, будучи неопытными.
2. Посмотрите на компании, которыми восхищаетесь. Почитайте интервью с их основателями и представьте, о чем они мечтали.
3. Представьте, что ваш бизнес разорился или вынужденно закрылся по любой другой причине. О чем бы вы жалели больше всего? Что бы сделали в первую очередь, если бы смогли вернуть свой бизнес?
4. Поговорите с вашим реальным или воображаемым ребенком. Он пришел и сказал, что хочет открыть бизнес как у вас. Что вы посоветуете ему в первую очередь? От каких ошибок предостережете? Что порекомендуете, чтобы его бизнес стал лучшим в мире?

Пока вы будете делать эти вспомогательные шаги, найдете для себя много неожиданных и не всегда очевидных целей.

Сложности и ошибки при работе с OKR

Как любой другой метод, OKR имеет особенности. Они не являются поводом отказываться от эксперимента, но могут помочь вам скорректировать внедрение метода.

Проблема №1: цель (O в OKR) слишком сложная, она непонятна команде и не вдохновляет ее.

Решение: протестируйте разные формулировки цели, от серьезных до максимально простых. Проведите опрос-голосование, чтобы найти победителя. Чем большему числу сотрудников понятна и близка цель, тем охотнее они будут идти к ней.

Проблема №2: цель (O в OKR) незначительная, она скорее отвечает на вопрос «что могли бы сделать, если бы был дополнительный персонал и немного везения».

Решение: поставить цель как ответ на вопрос «как выглядел бы бизнес и мир через несколько лет, если бы не было никаких ограничений».

Проблема №3: команда не укладывается в сроки или саботирует работу.

Решение: не пытайтесь перестроить работу всей компании по OKR за месяц. Не требуйте от команд роста в 200% без предпосылок для этого роста. Ставьте ключевые шаги исходя из аналитики, штата, времени, оборудования и т.п.

Проблема №4: команды работают отдельно друг от друга, не желая меняться и согласовывать действия. Возможно, команды не видят шаги друг друга, потому что работают в разных системах отчетности. Либо задачи одного отдела вступают в конфликт с задачами другого. Например, рекламный отдел должен привлечь максимум заявок без ограничения бюджета, а бухгалтерия должна уложиться в прошлогоднюю смету. Но рост зарплатного фонда и расходов на рекламу не может быть увеличен без увеличения бюджета.

Решение: синхронизировать шаги отделов так, чтобы они не противоречили друг другу ни по срокам, ни по деньгам, ни по рабочим рукам.

Чек-лист для работы с OKR

Вы решили попробовать систему OKR для роста своего бизнеса. Проверьте, насколько вы и ваша команда к этому готова с помощью чек-листа.

• Найдите сотрудника извне или внутри компании, который будет курировать внедрение OKR. Им можете стать вы сами.
• Определите от 1 до 3 глобальных целей для компании и срок, в который вы хотите их достичь.
• Расскажите сотрудникам о целях компании. Убедитесь, что они их поняли, приняли и считают важными для себя.
• Обучите команды работать по принципам OKR. Обучение OKR также должно включать выбор инструмента, который позволит командами работать слаженно (созвоны, встречи, стикеры на доске в офисе, трекеры BoostBiz, Jira, Trello, Yandex Tracker и др.)

Сервис BoostBiz может стать инструментом общения команды между собой. Возможности платформы сделают процессы внутри компании более быстрыми, структурированными и согласованными.

Маркетинговая панель даст каждому сотруднику собственное виртуальное рабочее пространство с индивидуальными графиками и метриками. Так ему будет проще сохранять фокус на важных задачах и дедлайнах. Эта панель также позволяет сотрудникам легко взаимодействовать между собой, а собственнику бизнеса – отслеживать результаты каждого.

База знаний

Создайте собственную базу знаний за 1 день

Используйте готовые регламенты, должностные инструкции, методички и шаблоны, адаптируя их под свой бизнес.

Попробовать бесплатно

• Сформулируйте вместе с командами ключевые результаты со сроками и критериями оценки.
• Запустите пилотный проект.
• Оцените результаты на примере одной цели, обсудите их с командами-участниками и скорректируйте для следующего запуска.

Тренды в развитии OKR

Одно время на рынке методика KPI считалась более эффективной для достижения результатов. Она легко внедряется, имеет конкретные критерии и измеряется в цифрах. Однако сегодня многие компании выбирают OKR как дополнительный способ мотивации, так как целеполагание помогает им эффективнее работать с персоналом от линейных до топ-менеджеров, а глобальные цели позволяют не терять фокус в постоянно меняющемся мире с жесткой конкуренцией. Можно выделить несколько трендов в работе с OKR.

• Интеграция с другими инструментами управления производительностью: команды следит за выполнением OKR в личных таскерах, что позволяет каждому сотруднику не терять фокус и быть в курсе задач его коллег и прогресса команды в целом.
• Эксперименты небольших команд: OKR не требует внедрения сложных систем и финансовых вложений, поэтому подходит даже для стартапов и маленьких команд. Он позволяет им более гибким и адаптивными, соответствовать быстро меняющейся бизнес-среде, при этом не терять фокуса на главном.
• Использование ИИ и автоматизации: искусственный интеллект будет играть все большую роль в системе OKR, помогая в постановке целей, отслеживании прогресса и предоставлении рекомендаций.

Вывод

OKR (Objectives and Key Results) – это гибкая структура целеполагания, позволяющая командам достигать результатов наиболее эффективным образом. Она объединяет все уровни организации, обеспечивая синхронизацию и общее направление движения.

OKR состоит из двух основных компонентов:

• цель (objectives): амбициозная, но достижимая цель, к которой стремится компания;
• ключевые результаты (key results): измеримые показатели, отслеживающие прогресс в достижении цели.

Метод OKR подходит для любых направлений бизнеса и команд любого размера. Для освоения OKR можете прочитать книгу Джона Дорра «Измерение значимого». Эта методика допускает, что на первых этапах ее внедрения вы будете совершать ошибки. Но именно благодаря работе над ошибками вы получаете в дальнейшем на 100% подходящий вашей компании инструмент.

Внедрение OKR требует времени и постоянного внимания. Общие цели следует устанавливать на уровне компании, но они также могут варьироваться для разных отделов и уровней. Важно обеспечить взаимосвязь целей и их соответствие общим стратегическим задачам бизнеса.